企業WeChat対応。勤怠管理システム(顔認証＆申請フロー搭載)

弊社のお客様よりご相談を受ける勤怠管理の課題。不正が横行したので生体認証リーダー導入など対策を試みたが表計算ソフトの編集など手作業が減らず一向に省力化が進まない。

紙申請で毎月大量用紙の処理をするのが非常に面倒など、一部分のデジタル化は達成できたものの、業務全体を通じたデジタル化が出来ておらず、結局は中途半端な状態で運用しており総合的な改善が出来ていないというご相談を受けます。

今回はお客様のご要望を満たした企業WeChatを活用したDX退勤管理ソリューションのご紹介です。

この記事の目次

工場の製造部門勤務スタッフに対してパソコンを支給しておらず、休暇申請は用紙運用や上長への通知による代行申請が一般的となっています。

出退勤のICカード運用は代行によるデータの改ざんが発生。また指紋認証による識別管理はコロナ禍以降、直接指を触れる運用を躊躇うため感染源対策の面から極力避けた運用を求められています。

出退勤リーダーで取得した勤務時間の集計作業はスタッフ数が多いと時間がかかる上、仮に勤務時間リーダーの認識忘れが生じると、取得データが出勤時間なのか退勤時間なのか分からない場合も発生しています。

休暇申請、残業申請、研修申請など承認申請作業が全て用紙によるアナログ運用でペーパーレス化が達成されず、毎回大量の紙データを管理職が目を通す運用となっています。

今回ご紹介する弊社の勤怠管理の仕組みは急速に増えつつあるDX(デジタル・トランスフォーメーション)化の取り組みの一つです。どのような点を達成するとDX化に繋がるのでしょうか。

紙や表計算ソフトの作業をシステム化し入力ミスや計算ミス、重複作業を排除します。

生体識別によるデータ集計でリアルタイムな運用を実現します。また取得データは必要に応じて総経理など人事部以外のスタッフと共有化が可能となり業務の見える化が達成されます。

出退勤データ、申請データのデジタル化でシステム内に全ての情報が保存されるため、分析資料の作成が楽になります。

承認申請フローがスマホ対応となり好きなタイミングで申請作業が実施され利便性が向上し、スタッフがパソコンを所持していなくてもデジタル化が図れます。

企業WeChatと連携した勤怠管理を採用しておりスマホを使った申請が可能となります。そのためパソコンの支給が無いスタッフも直接上長に申請提出が可能となります。もちろんパソコンからの申請も可能です。

出退勤管理は顔認証機能リーダーを採用しており不正防止に効果を発揮します。また指紋認証と違いリーダー部分に触れずに認証するため衛生的な運用となっています。

出退勤のデータ集計や申請作業がシステム化されデジタルデータを中心に作業が完結するため手作業を大幅に削減できます。

スマホまたはパソコンによる承認申請となるためペーパーレス化を実現し大量用紙の確認作業の廃止、記入や確認ミスが削減されます。

出退勤はスタッフが通り抜ける玄関口などにリーダーを設置します。２台のリーダーを設置し１台が出勤専用、もう１台が退勤専用として運用を実施します。２台運用により出勤データと退勤データを明確に取得できます。

また出退勤時間をシステム内に取り込み出勤と退勤の時間の差をシステムで処理し勤務時間を求めます。仮にリーダーの確認忘れが発生した場合は出退勤で対となるデータが存在しないため、読み取り忘れも自動的に判断できます。

退勤管理システム内で出退勤の時間の保存、残業や休暇、研修など社内で必要な承認申請フローをシステム化し人事スタッフが利用します。

承認申請フローは現状の運用フローを元にシステム内で申請フローを構築し運用してもらいます。

各社で特殊な申請内容があるかと思いますが、特殊な部分は二次開発で対応が可能なので導入時のヒアリングで弊社側にお伝え頂ければと思います。

如何でしたか？

中国事情に特化した企業WeChatを使ったDX勤怠管理システムのご紹介でした。

出退勤データはリーダーで取得しているが、その後の作業が全て手作業で効率が悪かった。承認申請が紙ベースなので毎月大量用紙の処理に頭を悩ませていた。勤怠管理のデジタル化を考えていたか、どうやって進めてよいか検討中だった。

そんな中国の日系企業の総経理様、人事担当責任者様。弊社までご相談ください。現状の問題点などヒアリングしまして貴社に合致する提案と開発を対応いたします。