中国の日系企業におけるWeChat（企業微信）勤怠管理の導入事例

中国に進出している日系企業において、紙による申請や手作業での集計など、勤怠管理の負担や非効率が課題となるケースが多くあります。

本記事では、企業WeChat/WeCom（企業微信）を活用した勤怠管理アプリと顔認証打刻機を組み合わせ、打刻・申請・承認をデジタル化した導入事例をご紹介します。

紙運用の廃止や集計作業の効率化など、現場と管理部門双方の改善ポイントを解説します。

この記事の目次

設立年：2010年
資本金：1,200万ドル
拠点：江蘇省
事業内容：ユニット製造
システム導入範囲：企業WeChat・勤怠管理アプリ・顔認証打刻機など

中国拠点を持つ日系企業において、総務部より100名近いスタッフの出退勤データの集計作業の負担が大きい点や、紙媒体を使った残業・休暇申請の煩雑さについて相談を受けたことがきっかけでした。

現状は、成り済まし防止の観点から指紋認証の打刻機を導入。出退勤時刻データを取得し、スタッフから紙媒体で申請された残業・休暇・代休の情報を、表計算ソフトへ各スタッフ単位で再入力していました。

また、中国工場の現場スタッフには専用パソコンを配布しておらず、紙媒体で承認申請を行っていました。

さらに、指紋認証機器の刷新検討や、コロナ禍を経て接触式打刻の見直しを行いたい背景もあり、HSTへ相談を行いました。

過去に中国拠点におけるMESおよびERPのリリースをHSTへ依頼しており、提案内容の満足度や安定稼働の実績を踏まえ、次の社内改善として勤怠管理を相談することにしました。

当社からは以下の要望を提示しました。
① 紙媒体運用の廃止
② デジタル化を進めつつ、使用するハード機器は最小限に抑える
③ 紙運用と同様の承認申請フローをデジタル化
④ 顔認証による打刻運用
⑤ 総務部の省力化と利便性向上

これに対しHSTからは、
①顔認証による打刻運用
②企業WeChatを活用した承認申請運用
の提案がありました。

提案内容により、
・紙媒体の廃止
・スマートフォンによる申請
・従来運用のデジタル移行
・非接触打刻の実現
・打刻データと申請データの一元管理
・手作業の削減と利便性向上

が実現可能となりました。

中国工場の製造現場ではスマートフォンに慣れているスタッフが多く、申請操作もスムーズに定着しました。

承認者側も紙の申請書が不要となり、確認作業の負担や読み間違いが減少し、運用面での改善が見られました。

全体として、
・紙記入作業の廃止
・紙確認の削減
・手書き文字確認の排除
・転記作業の削減
・月次集計作業の簡素化

など、中国拠点の現場・管理部門双方にメリットがあり、結果として総務部の人事関連業務は大幅に省力化されました。

中国の日系企業における企業WeChatを活用した勤怠管理アプリと、顔認証打刻機を組み合わせた導入事例でした。

今回のようにシステム連携による運用改善だけでなく、顔認証打刻機単体での導入も可能です。

・勤怠管理をどのようにシステム化すべきか
・既存の企業WeChat環境で開発が可能か
・現在利用中の打刻機を継続利用できるか

など、中国拠点の勤怠管理に関する課題がありましたら、お気軽にHSTまでご相談ください。

現状を踏まえた最適なご提案をいたします。