中国でEDIを導入したい企業様。弊社Spark-EDIシステムの導入検討をしてみませんか？
弊社EDIシステムは用友U8との連携機能があり支払い完了まで仕入先へ通知します。
仕入先との購買の連絡業務が煩雑、購買担当者を削減したい、確認ミスを防止したい、無駄な紙中心の業務申請を廃止したい、そんなご要望に応えるEDIシステムとなっています。
Spark-EDI機能について
弊社Spark-EDIの機能についてご紹介します。
EDI機能運用でペーペーレス化
通常の仕入先への発注業務は社内申請を受けた紙ベースの申請書を元に処理を進めますが、EDI運用に変更すると社内申請書から仕入先への発注連絡をシステム内で完結。
必要書類は電子書類でやり取りするため煩雑な紙中心の業務がペーパーレス化となります。
※購買管理システム連携が必須となります。
購買資料の電子データ化
申請部門より仕入先へ提供する見積に関する資料類は全てEDIシステム内に保存し、仕入先は必要に応じて共有資料の確認が可能です。
データ容量が大きくメール添付が難しかった資料類もEDIシステムよりダウンロードが可能なため、安全便利に仕入先とデータ共有が可能です。
業務作業の効率化
購買部門スタッフは仕入先にメールやFAX、電話で見積依頼や変更依頼、依頼の中止や発注依頼など様々な連絡業務が必要です。
仕入先と連絡がつかない場合は時間を改めて連絡を行う。回答遅延時は催促を繰り返し行う。仕入先に通知した数量や型式情報、注記事項などの発注情報の間違いが発生しないよう確認作業に追われる事もあるかと思います。
EDIシステムでは仕入先と共有の画面形式でリアルタイムにお互い情報共有をしながら発注業務が可能となります。
また購買スタッフ、仕入先とも好きな時間帯で確認業務ができ、電話・メール・FAXなど複数ある連絡方式を一本化し、相手の都合を考えずに業務が行えるため、作業の効率化が見込めます。
仕入先と情報共有化
購買部門と仕入先が同じ画面で情報共有しながら業務作業を遂行できるため、発注情報の間違いが起きにくく、伝え忘れた、伝え漏れたなどのヒューマンエラーが抑止できます。
また仕入先単位で異なる注文書や異なる連絡方式、電子資料データ等がEDIシステムで統一化が図れます。
用友支払い業務連携と可能なEDI運用イメージ
弊社Spark- EDIシステムの特徴的な機能として中国特有の「発票」に関する情報、例えば発票番号の入力やPDFスキャンした発票の画像データをEDIシステムにアップロードする機能があります。
またお客様が用友U8の財務モジュールをご利用の場合は、財務側の支払い業務部分とEDIシステムの連携が可能。
弊社が用友代理店のため用友開発経験より「発票受領済み」「支払い処理中」「支払い完了」など、用友側の支払いに関する業務状況をEDIシステム経由で仕入先に通知が可能です。
EDIを使った統一現品票の発行機能
弊社のSpark-EDIシステムには「現品票発行機能」が搭載されています。
購買品の入荷検品で製品ラベルをチェックして製品名や納品数を判断していると思います。製品ラベルは仕入先単位で異なり、表示情報も統一化されていません。
そこで仕入先より「統一現品票(入庫ラベル)」を購買品に貼り付けて出荷。納品時は「統一現品票」に印刷されたQRコードをハンディターミナルでスキャンするだけ。
検品時の入荷数の確認精度アップと作業効率化、ヒューマンエラー防止が実現され、そのまま在庫管理の入出庫運用にもラベル利用が可能です。
また入荷検品でスキャンしたデータは納品実績として利用でき、購買管理システム側に実績データとして受け渡すことで照合データとして活用できます。
なお「統一現品票」はEDIシステム未加入の仕入先に対してメール送付も可能です。
記事のまとめ
如何でしたか？中国独自の業務運用や財務会計ソフト「用友U8」に対応した、上海HSTのSpark-EDIシステム。
購買部の業務見直しを検討していた、仕入先との発注業務の効率化を考えていた、購買責任者様、総経理様、日本のIT担当者様、お気軽にお問い合わせ下さい。
