弊社のSpark購買管理システムは、日本本社からの要求、現状の人中心の購買管理に限界を感じていた、現状利用している購買管理システムの機能が業務に合致していない、社内業務改革の目玉としてDX化を検討していた等の理由のお客様に合致するシステムとなっています。
ここでは弊社購買管理システムの特徴や参照画面などを中心にご紹介したいと思います。
弊社購買管理システムをお使いのお客様は他社システム運用が満足できずにシステム刷新のタイミングで乗り換え、元々システム運用はしておらず表計算と紙を使ったアナログ管理からの脱却時に採用いただいております。
Spark購買管理システムの全体イメージ
弊社Spark購買管理システムは、メイン機能は購買部門利用を想定していますが、購買申請を実施する関係部門、見積もり依頼を受け製品を発送する仕入先、一旦商品を受領する物流部、支払申請を受ける財務部など購買業務に関連する担当をデータ連携する仕組みとなっています。
弊社機能の特徴として購買システム側のデータを用友の財務モジュールと連携が可能な点が大きなポイントの１つとなっています。
データ連携が可能なため仕訳データの入力が不要、仕入先より入手する電子発票データの連携、入金情報の共有化による購買部門、財務部門の情報共有化、作業の省力化、データ入力漏れ、入力ミスが防止できます。
その他、Spark購買管理システムの特徴的な機能をご紹介したいと思います。
申請業務のデジタル化によるペーパーレス化
購買業務において面倒な部門間を跨ぐ申請業務。各業務部から紙の申請書に多くの資料が添付され、各部門から購買部、申請額によっては部長決裁、総経理決裁と承認条件が異なるかと思います。
弊社のSpark購買管理システムは大きく「購買申請」「発注申請」「単価契約」「支払申請」の申請フローをシステム内で完結できる環境が整っています。また決裁金額や決裁者など条件分岐も可能な仕組みとなっています。
申請フローには仕入先に提供したいCAデータや表計算データ、仕入先より入手する「電子発票」など電子データの添付も可能なため、全ての申請業務をデジタル化。申請業務のペーパーレスを実現します。
また電子化により用紙運用時に上層部にもらった承認後に添付資料を意図的に改ざんする等デジタル化によって不正承認の抑止も行えます。
購買申請の進捗参照画面イメージ
申請フローが全て購買管理システム内で完結するため、各申請状況は進捗参照画面で状況把握が可能です。
自身が申請した書類の進捗状況が把握できるため、今までは購買部に状況確認を行っていた、もしくは購買部からすると各申請元から状況確認の連絡を受けていた、両者の意思疎通作業が不要となります。
共通データを用いて進捗管理が可能となるため伝え間違い、言い間違いも防止できます。
全体進捗画面サンプル
同様に全体進捗表は各作業単位での状態管理の表示が可能となっています。自身が確認したい作業状態のチェックボックスを選択して検索すると、対象となる作業データが表示されます。
表示された各行データをクリックすると実際の詳細画面に遷移します。
今までは進捗状態を確認する場合は、各担当者に連絡をする必要がありましたが、確認不要で確実に状態管理が可能となります。
EDI機能で入力作業軽減と情報共有化
購買管理システム内にEDI機能がオプションで搭載可能となっており、仕入先が多くメールや電話を中心とした見積もり依頼、価格交渉、納期確認などの取引作業が雑多、社内でデータ共有化をお考えの場合は購買管理システムと併せて導入も可能です。
また仕入先から出荷時にQRコード付きの「現品票」を貼り付けてもらい、製品到着時に現品票のQRコードをスキャンすることで、発注品の到着状況がリアルタイムに判明します。
購買管理システムの便利なお役立ち機能
Spark購買管理システムは、ご紹介した機能以外に操作＆運用上「あると便利な機能」を搭載しています。作業の手間が解消されスムーズな運用が行えます。
承認時の通知機能
申請フロー運用で承認が必要な申請書類がある場合、新着お知らせとして担当ユーザーに通知が入ります。
言語切替＆単語追加
購買申請はユーザー単位で中国語または日本語の表示切り替えが可能。お客様の専門用語表示が必要な場合は、中国語・日本語とも単語追加の対応も可能です。
社内・社外の資料添付
購買管理システム内部で添付資料を共有して利用が可能ですが仕入先には社内内部の資料が見えない仕様になっています。
複数行の納期期日一括変更
仕入先の原因や購買部の原因で納品期日を変更する場合、複数行を選択して一括変更が可能です。
定期購入品の自動発注
定期的に購入またはサービス提供を受ける場合、一定期間の単価契約を締結している注文は、仕入先に自動発注を行います。
申請者の代理人機能
緊急発注時に担当者の上長が不在で申請フローが先に進めない。そんな時用に代理人機能を搭載していますので上長不在でも処理が可能です。もしもの時の臨時対応も兼ね備えています。
担当残件が一発で判明するTODOリスト画面
承認機能のお知らせとは別に購買に関する自身の業務において、担当する作業項目が一覧表示。対応が必要な数量も記載されており、どんな作業がどのくらい残っているか？が視覚的に判断できます。
購買管理システムのまとめ
如何でしたか？EDI機能を搭載した購買管理システムのご紹介でした。
支払申請後の用友への仕訳データの連携なども自動化が可能なため、データ入力作業も解消されます。
なお今回紹介した購買管理システムを検討を頂く中で「業界の特殊な商習慣が機能として不足していそうだ」と感じた場合は、「追加開発」で対応が可能ですのでご安心ください。
デモ環境もございますので、ご興味をお持ちになった購買担当者様、IT担当者様お気軽にお問い合わせください。
